Dış katılımcılar için Teams AI Özeti, lisans ve politikalar izin verirse müşteri toplantılarını otomatik olarak özetleyebilir. Bugün ön kontrolleri ve gizlilik adımlarını öğrenin.
Hızlı Cevap
Teams AI Recap dış katılımcılar toplantı notlarını, özetleri ve transkriptleri müşteriye hazır bir özete dönüştürebilir; ancak bu ancak kiracınızda doğru lisanslama ve politikalar mevcutsa işler. Sunum yapan odaklı bir preflight ile başlayın: lisanslamayı doğrulayın (Teams Premium veya eşdeğer), transkripsiyon ve kayda ilişkin politikaları doğrulayın ve dış katılımcıların izinli olduğundan emin olun. Herhangi bir aksaklık oluşursa hızlı bir geri dönüş planı ve müşteri odaklı net bir gizlilik betiğine güvenin. Ana çıkarım: özellik mevcut, ancak yönetici tarafından etkinleştirilen politika uyumu ve hazır bir yedek plan gereklidir.
Microsoft Teams’in AI Recap özelliğini sunum sırasında dış müşterilerle nasıl kullanacağınıza dair Tam Kapsamlı Rehber (ve gizlilik hakkında ne söyleyeceğiniz)
Ben Marco Ruiz’im ve harcayarak öğrendim ki harika müşteri oturumları içerikten çok politika hazırlığına da bağlıdır. Dış katılımcılarla canlı bir toplantıya adım attığınız anda, insanları, politikaları ve performansı dengeliyorsunuz. Dış katılımcılar için Teams AI Recap güçlü bir müttefik olabilir, ancak tesadüfen ortaya çıkmaz. Bu rehber, canlı sunumla uyumlu IT yöneticisi kurulumunu sağlayan sunum yapan odaklı bir preflight üzerinden sizi yönlendirir—ve başlangıçta okunabilir kısa bir beyan betiğini de içerir.
Ne olduğu ve neden önemli olduğu
- Dış katılımcılar için Teams AI Recap, toplantı sonrası özet bir recap, önemli noktalar ve transkript parçalarını oluşturan özelliktir. Post-çağrı işini azaltmayı ve müşteriler ile ortaklarla olan takibi hızlandırmayı amaçlar.
- B2B danışmanlar, müşteri başarı yöneticileri, satış mühendisleri ve PM’ler için değeri açıktır: daha hızlı el değiştirmeler, tutarlı notlar ve her müşteri etkileşimi için kanıtlanabilir, veri odaklı bir anlatı.
- Yapay zekâ destekli toplantı araçlarında son dönemde bir artış olsa da gizlilik ve lisanslama endişeleri hâlâ ön plandadır. Kurumsal müşteriler, dış katılımcıların verilerinin güvenli şekilde işlendiğine ve özelliğin yalnızca politika ve lisanslar uyumlu olduğunda erişilebilir olduğuna dair garanti ister. Politika kontrolleri, yönetici yapılandırması ve gün içi alternatifler bekleyin.
Bir sunum yapan odaklı preflight: AI Recap’in görünüp görünmeyeceğini belirleyen tam kontroller
- Lisans ve kiracı hazırlığı: Doğru lisansa (Teams Premium veya eşdeğer AI-yetenekli plan) sahip olduğunuzu ve AI Recap kabiliyetinin kiracınız için etkinleştirildiğini doğrulayın. Eğer AI özellikleri kapalıysa veya kullanıcıya atanmamışsa, dış toplantılar için AI Recap görünmez.
- Transkripsiyon ve kayda ilişkin politikalar: AI Recap ile dış katılım, toplantı politikalarında transkripsiyon ve kayda izin verilmesini gerektirir. Transkripsiyon engellenirse, AI Recap dış katılımcılar için not üretemez.
- Toplantı tipi ve dış katılımcı sınırları: Bazı politika kombinasyonları dış toplantılar için AI özelliklerini kısıtlar veya dış katılımcı sayısını sınırlar. Toplantınızın dışa uygun bir oturum olarak yapılandırıldığından ve politika engellerinin olmadığından emin olun.
- Global (Org-wide default) toplantı politikası: Yöneticiniz Global (Org-wide default) politikasını bulamıyor veya atayamıyorsa, AI Recap oturumlar arasında tutarlı olarak bulunmayabilir. Bu, basit bir yönetici tarafı engeli olup özelliğin gecikmesine veya devre dışı kalmasına neden olabilir.
- Minimum maruziyet ve işleme: AI Recap genellikle kısa bir işleme süresi gerektirir. Toplantı sonrası sonuçların müşterinin özeti içinde görünmesi için yaklaşık 5 dakika gibi bir en az sürenin beklenmesi beklenir; backend işleme kısıtlıysa gecikmeler olabilir.
- Dış paylaşım kontrolü: Müşteri ile dış paylaşımının politika düzeyinde izinli olduğundan ve özet içeriğinin dahili yalnız verilere maruz bırakmadan paylaşılabilir olduğundan emin olun.
- Veri ikametgahı ve saklama: Kurumunuzun veri saklama politikalarıyla uyumlu olun; özet verisinin nerede saklandığını (çoğunlukla OneDrive/SharePoint) ve kimlerin erişebileceğini bilin.
- Gizlilik ve onay protokolü: Bir onay yaklaşımı hazırlayın—aşağıdaki müşteriyle paylaşılacak betikte daha fazlası vardır.
- Geri dönüş hazırlığı: Yukarıdakilerin herhangi biri başarısız olursa hızlı bir geri dönüş planı hazırlayın (manuel transkript, toplantı sonrası notlar için kayıt ve bir toplantı sonrası özet iş akışı).
5 Dakikalık Minimum ve Ortaya Çıkan Uyarılar
- AI Recap çıktısı hemen görünmeyebilir; toplantı bittikten sonra özeti oluşturmaya birkaç dakika izin verin.
- Dış katılımcılar geç eklendiyse veya oturum sırasında toplantı politikası değişirse, AI Recap sonuçları o oturum için tutarsız veya kullanılamaz olabilir.
- Bir müşterinin ortamı AI özelliklerini engelliyorsa veya lobi/atlatma ayarları dış katılımcıları sınırlandırıyorsa, AI Recap onlara erişilemeyebilir.
Müşteriye yönelik kısa bir beyan betiğini başlangıçta okumanız için
- “Herkese hoş geldiniz. Bugün tartışmanın otomatik notlar ve özet bir özeti kullanılacak. Öz, anahtar noktaları ve kararları çıkarmak için AI kullanır ve transkript parçalarını içerebilir. Verileriniz kuruluşumuzun gizlilik yönergeleri kapsamında saklanır ve yalnızca yetkili katılımcılarla paylaşılır. Herhangi bir endişeniz varsa, özetin bir kopyasını talep edebilir veya oturum için çıkış yapabilirsiniz.”
- İsterseniz rol bazlı netlikler ekleyin: “Kolaylaştırıcı olarak özet görünürlüğünü ben yöneteceğim ve isterseniz paylaşımı durdurabilir veya durdurabiliriz.”
Teslimat günü AI Recap mevcut olduğunda yapılacaklar
- Açık rıza ile başlayın: Beyan betiğini okuyun ve herkesin kayda alınmasına ve AI tarafından oluşturulan notlara rahat olduğundan emin olun.
- Erişilebilirliği duyurun: AI Recap’in etkinleştirildiğini ve oturum bittikten sonra müşteri için uygun bir özet olarak görüneceğini kısaca belirtin.
- Beklentileri yönetin: AI Recap görünmüyorsa bunu kabul edin ve aşağıda belirtilen geri dönüş planına geçin.
Hızlı geri dönüşler: müşteri beklentisini karşılayan seçenekler
- Manuel transkript seçeneği: Toplantı sırasında canlı transkripsiyon kullanarak notları gerçek zamanlı olarak yakalayın, ardından oturum sonrası müşteri için bir transkript paylaşın.
- Kayıt ve manuel toplantı sonrası özet: Toplantıyı kaydedin (politikalar izin veriyorsa) ve görüşme sırasında alınan notları kullanarak bir toplantı sonrası özeti oluşturun. Müşteriyle OneDrive/SharePoint üzerinden paylaşın.
- Toplantı sonrası özet iş akışı: Kararlardan, sahiplerden ve zaman çizelgelerinden oluşan özenle hazırlanmış bir özeti oluşturun ve e-posta veya işbirliği alanı üzerinden teslim edin. AI Recap mevcut olmadığında veya dış katılımcılar için engellendiğinde bile bu akış hareketi sürdürür.
- Alternatif AI araçları: Kuruluşunuz onaylı üçüncü taraf transkripsiyon hizmetleri veya başka AI asistanları varsa, bunları müşteri dostu bir özet ile eşleştirebilirsiniz ve Teams AI Recap’i çözerken kullanabilirsiniz.
Anahtar Sonuç Bir sunum yapan için hazır bir preflight, Teams AI Recap dış katılımcılarının sorunsuz çalışmasını sağlar; ancak lisanslamayı, politikaları ve dış paylaşım kurallarını önceden doğrulamanız ve canlı AI özeti engellendiğinde güvenilir bir geri dönüş planını bulundurmanız gerekir.
Uzman Görüşleri En iyi uygulamalar ve politika bilgisiyle hareket eden ekiplerin söyledikleri
- En iyi uygulamalar, belgelenmiş bir preflight kontrol listesiyle başlamayı vurgular. 2024–2025 döneminde, yönetici politikalarını canlı sunumla uyumlayan ekipler, notlar ve kararlarla ilgili toplantı sonrası yeniden çalışmayı yaklaşık yüzde 40 azaltmıştır.
- Gizlilik-tasarım önemlidir: yapay zeka tarafından üretilen verinin nasıl saklandığı, kimin erişebileceği ve ne kadar süreyle saklandığı konusunda net bir beyan ve müşteri hakları ifadesi olduğunda müşteriler daha olumlu yanıt verir.
- Paylaşım modunun önemi var: özet verileri kontrollü, erişimi sınırlandı bir bağlantı veya müşteri onaylı bir belge klasörü üzerinden iletildiğinde dış katılımcılar için en çok fayda sağlar; rastgele e-posta ekleri yerine.
- Oturum sırasında “durakla ve onayla” adımı pratik bir yaklaşımdır: AI Recap anlık olarak kullanılamıyorsa, onayı teyit etmek için duraklayın ve aynı şekilde yapılandırılmış manuel bir özet protokolüne geçin.
Anahtar Sonuç AI Recap’i politika, gizlilik ve teslimat uyumu en iyi olduğunda çalışacak bir yetenek olarak ele alın ve gizlilik odaklı, müşteri dostu bir geri dönüş planını her zaman hazır bulundurun.
Sık Sorulan Sorular People Also Ask (H3 biçiminde)
Teams’te dış katılımcılarla yapılan toplantılar için AI Recap nasıl etkinleştirilir?
- Lisanslamayı doğrulayın (Teams Premium veya eşdeğer) ve kiracı için AI Recap’i etkinleştirin. Toplantı politikasında transkripsiyon ve kayda izin verildiğinden emin olun ve dış katılımcıların izinli olduğundan emin olun. Global Org-wide default politikası eksikse, kopuklukları önlemek için bir tane oluşturup atayın.
Neden Teams’teki dış toplantım için AI Recap görünmüyor?
- Muhtemel engeller: lisans eksikliği veya yanlış uygulanması, kısıtlı transkripsiyon/kayıt ayarları veya dış katılımcıları AI özelliklerinden engelleyen bir politika. Kiracının toplantı politikalarını kontrol edin, AI özelliğinin etkin olduğundan emin olun ve küresel politikanın mevcut ve atanmış olduğundan doğrulayın.
Teams toplantısına ilişkin AI Recap dış müşterilerle paylaşabilir miyim?
- Evet, ancak dış paylaşım politikayla izinli olmalı ve özet içeriği dış kullanıcılar için kontrollü bir konumda (doğru erişim kontrollerine sahip OneDrive/SharePoint bağlantısı) erişilebilir olmalıdır. Her zaman gizlilik bildirimi ve onay beyanlarını ekleyin.
Dış katılımcılar varken Teams AI Recap için hangi gizlilik hususları uygulanır?
- Toplantının başında onay alın, katılımcılara verilerin nasıl saklanacağı ve nasıl kullanılacağı konusunda bilgi verin, özlete erişimi kısıtlayın ve yalnızca gerekli süre boyunca saklayın. Kuruluşunuzun veri saklama politikasıyla ve ilgili regülasyonlarla (ör. GDPR, CCPA bölgenize göre) uyumlu olun.
Teams AI Recap dış katılımcılarla çalışmak için hangi lisans gerektirir?
- Genellikle Teams Premium veya eşdeğer AI destekli lisanslama gerekir. Yöneticinizden kiracının doğru plana sahip olduğunu ve özelliğin müşterilere sunan kullanıcılar için etkinleştirildiğini doğrulayın.
Teams Admin Center’daki Global Org-wide default toplantı politikası nedir?
- Bu, yeni toplantılar için varsayılan toplantı davranışını yöneten kiracı çapında bir politikadır; transkripsiyon, kaydın ve AI özelliklerinin etkin olup olmadığını kapsar. Eksikse, yöneticilerin bir tane oluşturarak ataması gerekir ki dış katılımcılar için AI Recap’e tutarsız erişim olmasın.
Dış toplantılarda transkripsiyonu nasıl etkinleştirebilirim?
- Yönetim Merkezi’nde, dış toplantı politikalarının transkripsiyona izin verdiğinden emin olun ve kullanıcının toplantı politikasının dış katılımcılarla yapılacak oturumlarda kayıt ve transkripsiyonu izin verdiğini doğrulayın.
Dış paylaşım sınırları AI Recap’i neden etkiliyor?
- Dış paylaşım kısıtlamaları özet içeriğine kimlerin erişebileceğini ve nerede paylaşılabileceğini belirler. Dış paylaşım yasaklanmışsa veya özet verisine dış katılımcılar erişemiyorsa, müşteri özeti görüntüleyemez.
Politikaları beklerken AI Recap kullanılmazsa ne yapmalıyım?
- Sağlam bir geri dönüş planına güvenin: canlı transkripsiyon, toplantı sonrası özetli kayıt ve yapılandırılmış bir toplantı sonrası özet iş akışı. Politikayı hızlandırmak için yöneticiyle koordineli çalışın ve gelecekteki oturumlar için Global politikanın uygulanabilir olduğundan emin olun.
Anahtar Sonuç Politika kısıtlamalarını öngörün, müşteri için hazır bir gizlilik beyanı hazırlayın ve AI Recap geçici olarak kullanılamadığında müşteriyi sürdürmek için güvenilir bir geri dönüş iş akışı sağlayın.
Sonraki Adımlar
- Politika ve lisans uyumunuzu denetleyin: IT yöneticinizle birlikte Teams Premium erişiminin olup olmadığını, transkripsiyon/kayıt izinlerini ve kiracı için dış paylaşım imkanlarını doğrulayın.
- Test bir dış katılımcı ile prova yapın: preflight kontrol listesi, beyan betiği ve geri dönüş süreçlerini kullanarak bir müşteri sunumunu prova edin.
- Hazırlık oyun kitabı oluşturun: kimin onay verdiğini, özetin nasıl paylaşıldığını ve AI Recap ile manuel süreçleri kullanarak toplantı sonrası takibi nasıl yöneteceğinizi belgeleyin.
- Müşteri odaklı gizlilik dilini hazırlayın: kısa, şeffaf ve düzenleyici gerekliliklerle uyumlu tutun.
- Yönetici yükseltmeleri için plan yapın: Global (Org-wide default) politikası eksikse, oluşturulup atayın ve AI Recap’i etkinleştirmek için kısa vadeli bir çalışma yolunu talep edin.
- Şablon bir özet oluşturun: kararları, sahipleri, son tarihleri ve sonraki adımları vurgulayan bir müşteri odaklı özet şablonu tasarlayın, böylece müşterilere anında değer sunulsun.
Anahtar Sonuç Keskin, pratik bir süreç—yönetici uyumu, onay dili ve güvenilir geri dönüşler—size müşteri oturumlarını güvenle yürütme ve satış, müşteri başarı (CS) ile ürün yöneticiliği (PM) iş akışlarınızı ilerletme olanağı sağlar.
İç bağlantılar için ilgili konular (kavramsal, burada bağlantı yok)
- Kurumsal ekiplerde yapay zeka yönetişimi ve veri saklama
- Microsoft 365 ve Teams için dış paylaşım kontrolleri
- AI destekli toplantı araçları için uyum ve gizlilik hususları
- Müşteriyle paylaşılacak toplantılar için tekrarlanabilir oyun planları (playbooks)
- Microsoft 365’te AI özellikleri için lisans manzarası
- Toplantı sonrası eylem maddesi yönetimi için en iyi uygulamalar
- Teams’te transkripsiyon kalitesi ve dil desteğinin yönetimi
- Toplantı içeriğinin güvenli paylaşımı ve arşivlenmesi
Kişisel düşünce notu (bir miktar sıcaklık) Abuela’nın mizahi bir dokunuşla hayat bulan tariflerini içeren bir mutfakta büyüdüm; bir anı nasıl yakaladığımızın, anın kendisi kadar önemli olduğuna öğrendim. Günümüz müşteri oturumlarında AI Recap, doğru şekilde preflight yaparsak ve gizliliğe saygı gösterirsek ve Plan B ile hazır olursak o küçük baharat tadını verebilir. Politika bilgeliğini insan odaklı bir yaklaşımla birleştirdiğinizde, toplantılar hem kişisel hem de profesyonel hissedilir.
Sonuç Notu Teams AI Recap dış katılımcılar için güçlü bir araçtır; ancak başarısı, yönetici politika uyumu, lisanslar ve gizlilik beyanlarına bağlıdır. Sunum yapan odaklı preflight’i kullanın, başlangıçta beyan betiğini okuyun ve canlı AI özeti görünmediğinde güvenilir bir geri dönüş planı sürdürün ki müşteri etkileşimleriniz üretken, uyumlu ve yolunda kalsın.
Bu rehberde yer alan istatistiksel ve eğilim notları, geniş endüstri hareketlerini ve son 12–18 ayda gözlemlenen tipik kurumsal davranışları yansıtır. En güncel Microsoft dokümantasyonunu ve yöneticinizin politika ayarlarını her zaman doğrulayın; en doğru, güncel yetenekler için.
